Privacy- en cookieverklaring

1. Wie zijn wij?

Mila Software B.V. ontwikkelt Mila: software voor intelligent creditmanagement. Mila helpt organisaties hun debiteurenportefeuille te bewaken, betalingsrisico's te herkennen en de juiste opvolging te bepalen.

Voor vragen over privacy of deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via:

Mila Software B.V.

E-mail: info@milasoftware.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Mila in contact komt.

Via onze website

Wanneer je het contactformulier op onze website invult, verwerken we de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, zoals:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, indien ingevuld;
• de inhoud van je bericht.

We gebruiken deze gegevens uitsluitend om je aanvraag te behandelen, contact met je op te nemen en eventueel onze dienstverlening met je te bespreken.

Bij het gebruik van Mila

Wanneer een organisatie Mila gebruikt, kunnen binnen Mila persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor debiteurenbeheer. Denk bijvoorbeeld aan:

• namen en contactgegevens van contactpersonen;
• bedrijfs- en debiteurgegevens;
• factuur- en betalingsgegevens;
• betaalafspraken en betalingshistorie;
• communicatie over facturen en betalingen;
• notities en contactmomenten;
• gegevens die nodig zijn om betalingsrisico's en passende vervolgacties te bepalen.

Voor deze gegevens is de organisatie die Mila gebruikt in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Mila Software B.V. verwerkt deze gegevens als verwerker in opdracht van deze organisatie.

De afspraken hierover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens voor:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren, beheren en verbeteren van Mila;
• het veilig en betrouwbaar laten functioneren van onze dienstverlening;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, voor zover deze niet zwaarder wegen dan de privacybelangen van betrokkenen.

Wanneer toestemming vereist is, vragen we deze vooraf.

4. Gebruik van AI

Mila maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om gegevens binnen het debiteurenbeheer te analyseren en gebruikers te ondersteunen.

AI kan bijvoorbeeld worden ingezet om informatie samen te vatten, betalingsrisico's te herkennen, situaties te beoordelen en passende vervolgacties voor te stellen.

Voor deze AI-functionaliteiten maakt Mila gebruik van Vertex AI van Google Cloud. Hierbij kunnen prompts, relevante gegevens en gegenereerde output worden verwerkt.

Mila gebruikt hiervoor Google Cloud-regio europe-west4 (Nederland).

Persoonsgegevens van klanten worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen met partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

We maken onder andere gebruik van:

• Google Workspace (Google LLC)
  Voor e-mail, documentbeheer en samenwerking. Verwerking kan plaatsvinden binnen de Europese Unie en de Verenigde Staten, waarbij passende waarborgen worden toegepast.
• Microsoft 365 en Microsoft Teams (Microsoft Corporation)
  Voor interne communicatie en samenwerking. Verwerking kan plaatsvinden binnen de Europese Unie en de Verenigde Staten, waarbij passende waarborgen worden toegepast.
• Google Cloud Platform en/of Microsoft Azure
  Voor hosting, cloud-infrastructuur en databaseopslag. De primaire opslag en verwerking van klantgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte.
• Google Cloud – Vertex AI (Google Ireland Limited)
  Voor AI-functionaliteiten binnen Mila, waaronder het verwerken van prompts en gegenereerde output. Hiervoor gebruiken we Google Cloud-regio europe-west4 (Nederland). Persoonsgegevens van klanten worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we waar nodig afspraken over gegevensbescherming en beveiliging.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen conform de AVG.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang als nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Gegevens die via het contactformulier worden verstrekt, bewaren we zolang als nodig is om het contactverzoek af te handelen en eventuele daaruit voortvloeiende zakelijke contacten te onderhouden.

Gegevens die Mila namens een klant verwerkt, bewaren we volgens de afspraken met die klant. Na beëindiging van de dienstverlening worden deze gegevens verwijderd of teruggegeven volgens de gemaakte afspraken en toepasselijke wetgeving.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Bij de ontwikkeling van Mila houden we rekening met de principes van privacy by design en privacy by default.

8. Jouw privacyrechten

Wanneer Mila Software B.V. verwerkingsverantwoordelijke is voor jouw persoonsgegevens, heb je afhankelijk van de situatie onder andere het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens over te laten dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@milasoftware.nl.

Wanneer Mila gegevens namens een klant verwerkt, kun je je verzoek in eerste instantie richten aan de betreffende organisatie. Wij ondersteunen onze klanten bij het uitvoeren van dergelijke verzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en website-analyse

Onze website maakt gebruik van functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig kunnen zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

Website-analyse

Voor het analyseren van het gebruik van onze website maken we gebruik van Lovable Visitor Analytics. Hiermee krijgen we inzicht in het gebruik en de prestaties van onze website.

Hiermee kunnen onder andere de volgende gegevens worden verzameld:

• het aantal bezoekers en paginaweergaven;
• bezochte pagina's;
• duur van een bezoek;
• bouncepercentage;
• de website of bron waarvandaan een bezoeker afkomstig is;
• type apparaat;
• land, bepaald aan de hand van de tijdzone van de browser.

We gebruiken deze informatie om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de website te verbeteren.

Lovable Visitor Analytics is gericht op het meten van algemeen websiteverkeer. Volgens Lovable worden hiermee geen individuele bezoekersprofielen opgebouwd en worden bezoekers niet over afzonderlijke bezoeken heen gevolgd.

Marketingcookies

We gebruiken op dit moment geen cookies of vergelijkbare technieken om bezoekers voor advertentiedoeleinden over verschillende websites te volgen.

Wanneer we in de toekomst aanvullende analyse- of marketingtechnologie gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen we hiervoor vooraf toestemming.

Cookievoorkeuren

Wanneer voor bepaalde cookies of vergelijkbare technieken toestemming vereist is, kun je zelf bepalen of je deze accepteert. Een eerder gegeven toestemming kun je altijd weer intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte technologie of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.